Privacy Policy

Laatst bijgewerkt: 22/01/2026

Active Motion (“wij”, “ons”) hecht veel belang aan jouw privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische regelgeving.

Deze privacyverklaring legt uit welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang, met wie we ze delen en welke rechten jij hebt.

1) Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Verwerkingsverantwoordelijke: Active Motion
Adres: Leuvensesteenweg 321, 3370 Boutersem
Ondernemingsnummer / BTW: BE 1031.684.080
E-mail: sam.billen@hotmail.com & seppedirix@hotmail.com
Telefoon: 0494 61 86 91 & 0494 33 56 35

Voor vragen over privacy kan je ons contacteren via e-mail.

2) Op welke diensten is deze verklaring van toepassing?

Deze verklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van:

  • Private gym

  • Online personal coaching

  • Hybride personal coaching 

  • Personal coaching

  • Small group training 

  • Online programma’s die je zelfstandig kan volgen (zelfstudie/zelftraining)

3) Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken hangt af van hoe je de website gebruikt en welke dienst je afneemt.

A. Gegevens die je zelf aan ons bezorgt

  • Identificatiegegevens (bv. naam, voornaam)

  • Contactgegevens (bv. e-mail, telefoon)

  • Inhoud van je berichten (bv. via contactformulier, e-mail, sociale media)

  • Informatie die je deelt tijdens intake of opvolging (bv. doelen, voorkeuren)

B. Gegevens voor reservaties en betalingen (via Sportbit)

  • Reservatiegegevens (bv. sessies, tijdstippen, deelname)

  • Aankoop-/abonnementsinformatie (bv. gekozen dienst, prijs, looptijd)

  • Betaalstatus en transactiegegevens (opmerking: kaartgegevens worden doorgaans door de betaalprovider verwerkt; wij ontvangen meestal enkel bevestiging/administratieve info)

C. Trainings- en coachingsgegevens (via Personal Health Solution)

  • Trainingsschema’s, planning en opvolging

  • Voortgang en feedback (bv. gewichten, herhalingen, RPE, notities)

  • Eventueel lichaamsmetingen of voortgangsgegevens (als jij die invult)

D. Mogelijke gezondheidsgegevens (alleen indien relevant en door jou aangeleverd)

Bij coaching kan je informatie delen over bv. blessures, pijnklachten, medische aandachtspunten, herstel, mobiliteit. Dit kan onder “gezondheidsgegevens” vallen (bijzondere categorie persoonsgegevens).

We vragen je om enkel te delen wat nodig is voor veilige begeleiding. Je kan dit altijd weigeren, maar dan kunnen we je mogelijk minder gericht begeleiden.

E. Website- en technische gegevens

  • IP-adres (meestal in logbestanden)

  • Gegevens over toestel/besturingssysteem/browser

  • Cookies en gelijkaardige technologieën (zie punt 10)

4) Waarom verwerken we je gegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. Contact en communicatie

    • Om je vragen te beantwoorden en met je te communiceren.

  2. Reservaties en dienstverlening

    • Om sessies/lessen te plannen, reservaties te beheren en diensten te leveren (private gym, coaching, small group, online programma’s).

  3. Betalingen en administratie

    • Om betalingen te verwerken, abonnementen te beheren, en onze administratie en boekhouding te voeren.

  4. Coaching en opvolging

    • Om trainingsschema’s en coaching aan te bieden, op te volgen en te personaliseren (via Personal Health Solution).

  5. Verbetering en beveiliging

    • Om onze website en werking te verbeteren en misbruik/fraude te voorkomen.

  6. Marketing (optioneel)

    • Bijvoorbeeld nieuwsbrieven, acties of praktische info, indien je hiervoor toestemming gaf of wanneer dit binnen een bestaande klantrelatie en wettelijke regels past. Je kan je altijd afmelden.

5) Op welke rechtsgrond verwerken we je gegevens?

We verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige rechtsgrond voor is:

  • Uitvoering van een overeenkomst
    (bv. wanneer je een abonnement neemt, coaching afneemt of een programma aankoopt)

  • Toestemming
    (bv. voor bepaalde cookies, nieuwsbrief, of wanneer je gezondheidsgegevens deelt die nodig zijn voor je begeleiding)

  • Wettelijke verplichting
    (bv. boekhoudkundige verplichtingen)

  • Gerechtvaardigd belang
    (bv. basis klantenbeheer, interne werking, beveiliging van systemen, het verbeteren van de dienstverlening), waarbij we steeds een belangenafweging maken.

Belangrijk over gezondheidsgegevens

Gezondheidsgegevens verwerken we enkel wanneer:

  • dit noodzakelijk is voor een veilige en gepersonaliseerde begeleiding, én

  • je hiervoor uitdrukkelijk toestemming geeft of dit op een andere geldige uitzondering onder de AVG steunt.

6) Van wie ontvangen we gegevens?

  • Rechtstreeks van jou (bv. formulieren, intake, e-mail, berichten)

  • Via Sportbit (reservaties en betalingen)

  • Via Personal Health Solution (trainingsschema’s en opvolging)

7) Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je persoonsgegevens nooit.

We delen gegevens enkel wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn, zoals met:

A. Verwerkers (dienstverleners)

  • Sportbit: voor betalingen en reservaties

  • Personal Health Solution: voor trainingsschema’s en opvolging

  • IT/hosting/websitebeheer (om de site en systemen te laten werken)

  • E-mail- en communicatietools (voor contact en klantcommunicatie)

  • Boekhouder/accountant (voor wettelijke boekhoudverplichtingen)

Met dienstverleners die namens ons gegevens verwerken, sluiten we waar vereist een verwerkersovereenkomst af.

B. Wettelijke verplichtingen

We kunnen gegevens delen als dit wettelijk verplicht is (bv. op verzoek van bevoegde autoriteiten).

8) Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Sommige technologie- of clouddienstverleners kunnen gegevens (laten) verwerken buiten de EER. Als dat gebeurt, zorgen we voor passende waarborgen zoals EU-standaardcontractbepalingen en andere beschermingsmaatregelen waar nodig.

9) Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, tenzij we wettelijk langer moeten bewaren.

Richtlijnen (je kan deze eventueel verfijnen):

  • Klant- en contractgegevens: zolang nodig voor uitvoering + redelijke opvolgperiode

  • Reservatie- en transactiegegevens: zolang nodig voor administratie en eventuele geschillen

  • Boekhoudkundige gegevens: volgens de wettelijke bewaartermijnen

  • Coachings- en trainingsdata: zolang je actief begeleid wordt en/of zolang nodig voor opvolging, tenzij je vraagt om verwijdering (waar mogelijk en wettelijk toegelaten)

  • Prospectgegevens (aanvragen zonder klant te worden): beperkte periode (bv. 6–12 maanden)

10) Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website kan cookies en gelijkaardige technologieën gebruiken voor:

  • Noodzakelijke functies (de website werkt correct)

  • Voorkeuren (instellingen onthouden)

  • Statistieken (inzichten in gebruik, indien geactiveerd)

  • Marketing (indien geactiveerd)

Waar wettelijk vereist, vragen we je toestemming via een cookiebanner. Je kan je voorkeuren altijd wijzigen via de cookie-instellingen op de website.

11) Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen, zoals:

  • toegangsbeheer (alleen wie het nodig heeft)

  • beveiligde systemen en updates waar mogelijk

  • dataminimalisatie (we vragen/ bewaren niet meer dan nodig)

Geen enkel systeem is 100% veilig, maar we doen ons best om risico’s maximaal te beperken.

12) Jouw rechten

Je hebt (onder voorwaarden) het recht op:

  • inzage in je persoonsgegevens

  • rectificatie (verbetering)

  • wissing (“recht om vergeten te worden”)

  • beperking van verwerking

  • gegevensoverdraagbaarheid

  • bezwaar tegen verwerking (met name tegen direct marketing)

  • intrekking van toestemming (voor verwerkingen die op toestemming steunen)

Je kan een verzoek indienen via sam.billen@hotmail.com of seppedirix@hotmail.com.
Om misbruik te voorkomen kunnen we vragen om een bewijs van identiteit (bijvoorbeeld een beperkte kopie van je identiteitsbewijs, waarbij je foto/rijksregisternummer mag afschermen).

13) Klachten

Ben je niet tevreden over hoe we omgaan met je gegevens? Neem eerst contact met ons op, dan proberen we het op te lossen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder: de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) (via de contactgegevens op hun officiële website).

14) Wijzigingen aan deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werking, tools of wetgeving wijzigen. De meest recente versie staat steeds op onze website met een nieuwe “laatst bijgewerkt”-datum.